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TIPOS DE DOCUMENTACIÓN PARA LA SANIDAD “Conveniencia de los formatos Electrónicos” Introducción. Voy ha considerar en mi exposición dos formas de crear, presentar y difundir la información en forma de documentos o informes. En primer lugar en un soporte físico inalterable como es el papel y en segundo lugar empleando soporte electrónicos. Este formato electrónico a su vez lo podemos dividir en otros dos: - En primer lugar lo que serían los medios locales que serán explicados conjuntamente disquetes y CD-ROM. - Y en segundo lugar lo que serían los medios remotos como las redes locales de comunicaciones, e Internet. Para poder considerar la conveniencia de uno u otro de ellos, me voy a fijar en los aspectos que yo considero más destacables: posibilidades de cada soporte, funcionalidades y precio. Así podremos hacer una comparación entre ellos. Antes de empezar me gustaría dejar claro el principio o la observación de la no exclusividad, es decir, uno cualquiera de los sistemas a considerar aquí, no excluye, sino que es más conveniente que los otros en unas determinadas circunstancias. 1.- Empecemos por el Papel. “Todo el mundo puede escribir” en un folio con un bolígrafo, por lo tanto todo el mundo puede crear un informe o documento. “Todo el mundo puede leer” un papel, por lo tanto, un documento escrito sobre papel puede llegar a todas partes y cualquier persona puede leerlo sin necesitar la ayuda de ninguna máquina. Pero el tema ya no es tan sencillo si queremos preparar un informe: - que tiene varias páginas, - cuya información se construye poco a poco, - incorporando información de varias fuentes, - queremos que nuestro informe posea una cierta estructura (encabezados, capitulo, varios tipos de letra, índices), - incorpore elementos gráficos (esquemas, tablas, imágenes), - y sobre todo si es el resultado de un equipo de trabajo y no solo de una única persona. Si además el informe tiene que pasar por varias manos antes de su difusión (el creador, el revisor, el editor, etc.) nos encontramos no ya con la conveniencia, sino con la obligatoriedad de que el informe haya sido realizado con un procesador de textos para que todos los participantes en este proceso hayan podido reutilizar la información sin graves inconvenientes. Por lo tanto hoy día cualquier informe o documentación que nos encontremos, preparado con cierta calidad, y sobre todo si nos llega a través de un medio editorial (libro, revista, etc.), ya en su fuente ha sido preparado en un formato electrónico aunque, su difusión se haya hecho en papel para que lo pueda leer todo el mundo. Una de las características a considerar en el caso de la documentación o del trabajo con información es el de la reutilización. Trabajando con medios electrónicos puedo reutilizar la información empleada en la elaboración, por ejemplo, de un resumen trimestral para el informe anual. Si mi fuente de información es el papel tendré que reescribirla, para poder incorporarla a mi sistema o para poder hacer otro documento, sobre todo si viene a bolígrafo. Si ha sido escrito mecánicamente será incluso más fácil de recuperar electrónicamente por medio de un scanner. Ya en este punto me gustaría dejar dicho que lo más importante (lo más valioso) de todos estos proceso son las personas que son quienes manejan, crean y difunden y a quienes va destinada la información y no los soportes que trasladan la información. Es decir, para una empresa u organización hacer una fotocopia de una página podría costarle 5 pesetas volver a reconstruir el documento para un uso interno podría costarle 1000 pesetas, es decir, el trabajo de las personas es mucho más valioso (o caro) que el de las máquinas. Otro de los aspectos a considerar es el almacenamiento de la información. Una hoja de papel ocupa un cierto lugar físico, un millón de hojas de papel ocupan un millón de veces más y además una de entre ellas es inencontrable sin un sistema de índices complicado de mantener para ese volumen de información sobre todo si el sistema es manual y además a su vez vuelve a ocupar sitio. 2.- Los Medios o Soportes Electrónicos Locales. Llamo soporte electrónico local a la documentación en formato electrónico que puedo manejar desde mi puesto de trabajo porque reside en éste, es decir, en el ordenador de mi puesto de trabajo, me refiero a soportes como disquetes, CD- ROM o similares. Ya he dicho que hoy en día la creación de documentación con calidad o al menos con cierta complejidad pasa por la utilización de medios electrónicos. Podíamos pensar que ya que almacenamos nuestra información en un fichero electrónico en nuestro ordenador, podíamos enviárselo tal cual al resto de nuestros colegas. Estas tareas ya se hacen así y hay incluso numerosas ediciones que se hacen ya exclusivamente en formato electrónico. Es un buen camino, pero antes de utilizarlo hay que tener en cuenta algunas consideraciones. Empecemos por los costes: hacer una fotocopia podría estar entre 5 y 10 pesetas por página para una empresa (en color sobre unas 80 pesetas), un disquete vale sobre unas 100 pesetas, y reproducir un CD-ROM viene a costar actualmente entre 3000 y 4000 pesetas. Una página de sólo texto ocupa 1 kb (un kilobyte), aproximadamente, y una imagen normal unos 100 kb; luego en un disquete, que tiene una capacidad de 1400 kb, podríamos meter un informe de 1000 páginas de sólo texto o sólo de 100 páginas si el informe tiene cierta complejidad: tipos de letra, gráficos, tablas, etc. El CD-ROM es para estos efectos de capacidad como un disquete 600 veces más grande aproximadamente. En cuanto al coste de distribución de la información, las cifras comparativas serían: una página estaría en 5 pesetas si el soporte es papel, en una peseta por página si el soporte es disquete y en cinco céntimos por página si el soporte es un CD-ROM. No es ningún secreto que teniendo en cuenta solamente los costes, los medios electrónicos resultan los más indicados, y sobre todo cuanto mayor es el número de hojas a distribuir. Ventajas: Existen otra serie de ventajas que hacen conveniente la utilización de los soportes electrónicos para la información. Reutilización: como ya se comento la información puede volver a ser utilizada más cómodamente en este formato. Ocupa Menos Espacio Físico: la información en un formato electrónico ocupa mucho menos espacio físico. Acceso más rápido a la información: la información en un formato electrónico puede ser indexada muy fácilmente, es decir, se pueden crear una serie de índices para localizar velozmente y exactamente aquel documento o párrafo que nos interesa entre miles o millones de ellos. Nuevos tipos de Información: Multimedia, Bases de Datos y Sistemas de Información Geográfica (S.I.G.). En el papel sólo podemos poner información estática como texto e imágenes, en un formato electrónico además de lo anterior podemos poner otro tipo de informaciones que podríamos clasificar como “dinámica”. Multimedia: El termino alude al empleo de nuevos tipos de información, sobre todo la ampliación con sonido e imágenes en movimiento (animación), que se combinan con las imágenes estáticas y el texto ya utilizados anteriormente. Las Bases de Datos: implican las posibilidad de tener junta gran cantidad de información, junto a los mecanismos de encontrar sólo la que nos interesa en un momento determinado. Hay dos tipos de Bases de Datos: las relacionales y las Documentales. En las relacionales la información se busca con un código de un producto y en las Documentales la búsqueda se hace por una serie de palabras que están dentro de un documento. Los Sistemas de Información Geográfica: estos sistemas van un paso más allá pues no solo tenemos información en una base de datos a la que le podemos aplicar todo lo anterior, sino que además, esta información está relacionada con su situación en un plano por lo tanto la preguntas pueden ser espaciales. Por ejemplo si estamos mirando la influencia de una enfermedad, las preguntas pueden pasar a ser desde cuantos casos ha habido de esta enfermedad a cuantos casos ha habido en la comarca que cubre este hospital. Inconvenientes: Para acceder a la información en formato electrónico hace falta una máquina (ordenador) y los programas adecuados capaces de leer esa información. También hay que saber manejar esa máquina y esos programas lo que requiere al menos un mínimo de formación en estas técnicas. Existe un problema añadido y es que cada pocos años un ordenador (o los programas que se usan), se queda obsoleto técnicamente y es posible que el nuevo no sea capaz de leer la información que estaba preparada para el anterior. Hoy en día este riesgo es mínimo al existir los estándares que deben ser utilizados adecuadamente. 3.- Los Medios (o soportes) Electrónicos Remotos. Llamo información en soporte electrónico Remoto a la que reside fuera de mi lugar de trabajo, y que para poder acceder a la cual necesito utilizar una red de comunicación. Es decir, estoy hablado de información distribuida a través de redes de área local, BBS, Internet o similares. Cualquier información que exista en un formato electrónico puede ser fácilmente distribuido a través de una red informática. Ventajas: La ventaja de acceder a una información que está en una red, es que puedo disponer de toda aquella información que está en la red, en vez de acceder exclusivamente a mi soporte local. Es decir, aumenta la cantidad de información disponible. O dicho de otra forma el acceso a Bases de Datos remotas es la posibilidad de obtener en poco tiempo, aquella información que es imposible de conseguir por medios manuales. Una ventaja adicional es la actualización de los conocimientos. Conviene recordar que el ejercicio, no solo de la medicina, sino de cualquiera de las Ciencias de la salud - enfermería, fisioterapia, psicología, etc.- requieren, la actualización permanente de los conocimientos. Internet es una herramienta que facilita estas tareas, no solo porque podemos acceder a informes y Bases de Datos remotas (como las referencias bibliográficas de Medline, EMBL, GenBank, etc.), sino porque existen otros servicios como el intercambio de información, el correo electrónico, los foros de debate etc. Inconvenientes: Para acceder a la información en formato electrónico remoto además de un ordenador, necesitaremos la red de comunicaciones y los programas adecuados, es decir, un grado suplementario de necesidades técnicas. El personal sanitario no quiere aprender informática, y rechazan utilizar una técnica que le exige conocimientos suplementarios que no entran en su campo (ordenadores, modem, programas, configuraciones, etc.), esto se puede arreglar con la asistencia o soporte de los informáticos (y/o documentalistas), que le resuelvan estos problemas. Validez de la Información: Hasta hoy, los artículos científicos que aparecen en las revistas han pasado por una revisión previa por expertos en el tema. Las publicaciones electrónicas, cada vez más frecuentes, es posible que no hayan sido validadas. Al obtener información de una red hay que hacerse siempre dos preguntas: - Quien responde de esa información. - Validez temporal de la Información, es decir, grado de actualización. 4.- Direcciones Útiles en Internet. Universidad de Santiago de Compostela Apuntes de Salud Publica http://mrsplx2.usc.es/comunica/vitoria.html email mrmonte@usc.es Universidad de Cádiz Mapa del Cáncer http://www2.uca.es/hospital/atlas/introdu.html email antonio.escolar@uca.es Universidad de Granada Histología http://histolii.ugr.es/ Universidad de Valencia Escola Universitaria d´Infermeria http://www.uv.es/escenfg/index.html Instituto de salud Carlos III (Madrid) Centro Nacional de Epidermiología http://www.isciii.es/ CSIC Instituto Investigaciones Biomédicas http://Ishtar.iib.uam.es/indice.html Hospital Valle Hebron (barcelona) Jornadas sobre Información y Documentación de Ciencias de la Salud http://www.ucm.es/BUCM/salud/00.htm Comparación entre los formatos Ventajas de cada formato: Papel Electrónico Local Electrónico Remoto Todo el mundo lo puede escribir. Todo el mundo lo puede leer. Bajo precio unitario para tiradas cortas. Fácil reproducción. Permanencia. Validez jurídica o Moral. Reutilización de la Información. Manejo de grandes volúmenes de Información. Velocidad de acceso a la información. Nuevos tipos de información. Bajo coste unitario para grandes cantidades de información. Reutilización de la Información. Manejo de grandes volúmenes de Información. Velocidad de acceso a la información. Nuevos tipos de información. Bajo coste unitario para grandes cantidades de información. Actualización instantanea de la información. Inconvenientes: Papel Electrónico Local Electrónico Remoto Sólo texto e imágenes. Para grandes volúmenes de información: - es cara la duplicación y distribución. - ocupa mucho sitio. - lenta recuperación. Necesita máquinas en el puesto de trabajo. Necesidad de formación. Obsolescencia técnica. Necesita máquinas Necesita red de comunicación en el puesto de trabajo. Necesidad de formación. Dependencia de las comunicaciones. Dudas sobre la validez o actualidad de la información debido a su posible modificación. Epilogo La documentación electrónica (tanto en CD-ROM como a través del World Wide Web), ya está aquí, es una realidad no sólo en las bibliotecas y en los centros de documentación, sino también en las mesas de trabajo. A título de ejemplo unas noticias aparecidas recientemente: MUNDO CIENTÍFICO, Diciembre de 1995 Archivo electrónico de placas de Rayos X. “Seria inútil buscar en el inventario del departamento de radiología de la Clínica Infantil de Sidney, del Hospital del Danubio de Viena, de la Cleveland Clinic de Ohio o de las salas de tratamiento de muchos otros hospitales del mundo un elemento común: el megatoscopio, la caja de luces, con cuya ayuda el médico examina su diagnóstico. En los centros arriba mencionados, los médicos captan sus impresiones acerca del estado del paciente sentados ante el ordenador. Esto es posible, gracias a una red informatizada de Siemens para la transmisión de placas de diagnóstico.” NET CONEXION, Diciembre de 1995 Medicina en las Redes. “Internet también ha entrado de lleno en el mundo de la Medicina. Los médicos e investigadores han encontrado una forma rápida de acceso a las fuentes de información, pero quedan muchas cuestiones por resolver.” Marta Jorda-Olives marta@ar.vhebron.es NET CONEXION, enero de 1996 Estetoscopios y módems. “legajos de revistas acumuladas, tomados de texto increíbles, bibliotecas polvorientas, información y más información ... Un profesional que necesite actualizar sus conocimientos, que deba estar en contacto con sus colegas de cualquier parte del mundo, necesita una herramienta fiable para realizar su actividad diaria. Esa herramienta podría ser la Internet. Y, los médicos, a priori, deberían ser usuarios aventajados. Puede que nos hayamos encendido a la hora de suponer.” Pedro Carreño. pedro.carreno@servicom.es INVESTIGACION Y CIENCIA, diciembre de 1995 "Al no existir o retrasarse tanto la circulación de revistas científicas [...], el de la comunicación electrónica puede ser un vínculo vital para mantenerse en contacto con colegas, intercambiar datos y acceder a las prestaciones de ordenadores remotos" Michael Jensen Bibliografía W. Wayt Gibbs Ciencia del Tercer Mundo Investigación y Ciencia, diciembre 1995 páginas 70-79 Julio Linares y Francisco Ortiz Chaparro Autopistas Inteligentes Fundesco
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